Automação que eliminou o desperdício de vacinas

A rede de saúde enfrentava dificuldades no controle de vacinas próximas do vencimento porque o sistema não oferecia alertas antecipados. Sem essa previsibilidade, enfermeiras e técnicas dependiam de conferências manuais constantes, o que aumentava o risco de perda de doses e dificultava o planejamento da rotina assistencial.

Embora a base do sistema de estoque já tivesse sido iniciada por um designer de produto que estruturou módulos essenciais, ainda faltava uma camada inteligente de priorização que traduzisse dados brutos em informações acionáveis. A ausência dessa camada dificultava a tomada de decisão e limitava a capacidade das equipes de ajustar suas rotinas antes que o prazo dos lotes estivesse comprometido.

O objetivo da intervenção era criar uma camada inteligente de alertas que antecipasse riscos, reduzisse o esforço manual, integrasse a solução ao sistema existente e permitisse tanto o planejamento operacional quanto campanhas antecipadas de marketing com base em previsões.

A investigação adotou uma abordagem estruturada de pesquisa aplicada, combinando métodos qualitativos e quantitativos para compreender a rotina real das equipes que lidavam com vacinas em diferentes contextos da rede. Como o processo envolvia múltiplas unidades, marcas e funções assistenciais, a etapa de discovery foi conduzida de forma remota, sem interromper atividades essenciais das equipes.

As ações contemplaram:

• entrevistas online com enfermeiras, técnicas e coordenadoras de diversas unidades, captando percepções sobre rotina, dificuldades e práticas adotadas;
• análise operacional dos fluxos atuais com apoio dos times internos, entendendo como os lotes eram registrados, acompanhados e atualizados no sistema;
• investigação quantitativa estruturada para validar padrões observados nas conversas qualitativas e identificar recorrências entre unidades;
• revisão da estrutura existente do sistema de estoque, mapeando limitações técnicas, restrições e possibilidades reais de integração.

Esse conjunto de métodos permitiu construir um diagnóstico completo e consistente, refletindo nuances operacionais de diferentes realidades dentro da rede e garantindo uma leitura profunda mesmo sem coleta presencial.

Com o diagnóstico consolidado, ficou evidente que o problema não estava apenas na proximidade do vencimento, mas na maneira como as informações precisavam ser monitoradas diariamente. Sem alertas automáticos, o processo dependia de múltiplas conferências manuais, exigindo um esforço cognitivo alto e constante.

A proposta de solução foi estruturada em quatro pilares:

• reduzir a dependência de consultas manuais ao sistema e planilhas paralelas;
• oferecer previsibilidade para reorganizar o uso das doses antes que o prazo estivesse comprometido;
• integrar uma camada de alertas ao sistema existente sem alterar fluxos críticos de armazenamento;
• garantir simplicidade, clareza e aderência às rotinas assistenciais, sem aumentar carga operacional.

Com os objetivos claros e o diagnóstico validado, iniciamos a construção da solução em colaboração direta com a P.O, a P.M e o time de tecnologia, garantindo alinhamento entre decisões de design, prioridades de produto e viabilidade técnica. A construção envolveu uma sequência de atividades estruturadas que combinaram pesquisa aplicada, estratégia de produto e desenvolvimento técnico.

As etapas contemplaram:

• sessões de aprofundamento com a P.O para revisar casos de uso, definir critérios de priorização e entender nuances operacionais de cada unidade;
• alinhamentos contínuos com a P.M para assegurar coerência entre métricas de negócio, efeitos esperados e limitações de implementação;
• dinâmicas de cocriação com tecnologia para definir regras de negócio, níveis de criticidade, gatilhos dos alertas e conectores com o sistema de estoque;
• prototipação detalhada da camada de alertas, considerando fluxo de navegação, hierarquia visual e comportamento dos dados em tempo quase real;
• testes de usabilidade remotos com enfermeiras, técnicas e gestoras de insumos para validar clareza, precisão, carga cognitiva e facilidade de adoção;
• ciclos iterativos de refinamento com ajustes na lógica de priorização, mensagens, estrutura visual e dinâmica de uso;
• adaptação da solução ao ambiente técnico existente, respeitando limitações do sistema, particularidades físicas das unidades e requisitos de segurança do armazenamento de vacinas.

Embora houvesse uma base previamente criada, a camada de inteligência exigiu uma lógica completamente nova para traduzir informações dispersas em prioridades acionáveis. A construção conjunta com produto e tecnologia foi essencial para garantir uma solução integrada, precisa e aderente às rotinas assistenciais.

A implementação trouxe previsibilidade, segurança e eficiência para um processo que antes dependia de controle manual e vigilância constante. Os principais impactos observados foram:

• maior controle sobre prazos de validade, reduzindo o risco de perda de doses;
• reorganização mais estratégica da rotina, permitindo redistribuição de lotes entre unidades quando necessário;
• diminuição da dependência de conferências manuais no sistema, na planilha paralela e na verificação física das geladeiras;
• aumento da confiança das equipes, que passaram a receber informações no momento adequado para tomada de decisão;
• melhoria na tomada de decisão estratégica, já que a previsibilidade de 7 e 30 dias permitiu antecipar campanhas de marketing e estimular a vacinação antes do vencimento;
• maior alinhamento entre operação, marketing e coordenação assistencial, permitindo ações sincronizadas e orientadas por dados reais do estoque.

Com a nova camada de alertas, a operação deixou de atuar sob pressão constante e passou a trabalhar com antecipação e inteligência.